Aunque son bastante comunes, muchas personas no saben qué es y para qué sirve una convocatoria hoy en día, ni tampoco el objetivo principal de las mismas. Las convocatorias se utilizan en varios ámbitos, ya sea en lo laboral, educativo, deportivo y mucho más, utilizándose como una especie de anuncio para las personas interesadas.
Las convocatorias son llamados públicos dirigidos a cierta comunidad, un ejemplo son los llamados que realizan las instituciones educativas a sus estudiantes, ya sea para inscribirse u otros motivos. En este apartado aprenderás qué es y para qué sirve una convocatoria, así como sus objetivos y cómo hacer una de forma correcta.
¿Qué es y para qué sirve una convocatoria hoy en día?
Para saber qué es y para qué sirve una convocatoria en la actualidad se necesita tener los conceptos muy claros. Respondiendo a la primera interrogante, una convocatoria es un llamado o anuncio que se realiza a las personas para que asistan a un evento social que se realizará más adelante.
Las convocatorias también suelen ser llamadas ‘citaciones’ que por lo general se realizan a través de la publicación de un documento oficial. En dicho documento se encuentra información importante del llamado, se expone el lugar, fecha, hora, motivo y otros datos para que las personas estén al tanto de qué trata.
Asimismo, las convocatorias pueden ser emitidas por una sola persona o en nombre de una institución completa, muchas veces se dirigen a comunidades enteras pero se pueden dirigir a un único individuo. Ahora, una convocatoria sirve para juntar a las personas con un interés en común donde es requerida su presencia.
De igual forma, sirven para transmitir la información de una causa y que el mensaje llegue a una colectividad de personas si es necesario. Las convocatorias pueden solicitar de la presencia de las personas por una inmensidad de motivos, ya sea un movimiento político, eventos de caridad, actividades deportivas o recreativas, entre otras razones. Igualmente, en este tipo de llamado se suele buscar que la gente se sienta alentada a participar.
¿Cómo se hace una convocatoria?
Si te peguntaste qué es y para qué sirve una convocatoria es posible que también te haya surgido la duda de cómo hacer una convocatoria. Para realizar una convocatoria de forma correcta se debe de ser claros e ir directo a la idea principal del llamado, tratando de usar párrafos cortos para solo informar lo necesario.
Las convocatorias suelen seguir cierta estructura en su elaboración, aunque puede cambiar dependiendo del tipo de citación que sea todas cumplen con un formato general. Durante la elaboración de una convocatoria se debe dejar en claro a los participantes la hora, fecha y lugar del evento.
Es muy importante que la citación sea publicada con cierto tiempo de anticipación para que sus participantes tengan su propio periodo de preparación. Al inicio del anuncio se coloca el título y quién realiza la citación, después se mencionan los datos anteriores.
Luego, es necesario que realices una descripción del evento que sucederá donde tendrás que explicar su propósito. Sumado a esto, si se necesitan requisitos para asistir deben ser especificados en el documento, del mismo modo si se solicita cierta vestimenta o recursos que los interesados tengan que portar.
Durante el desarrollo del tema se debe incluir a quién o quienes van dirigida la convocatoria para que accedan solo aquellas personas que puedan sacarle provecho. Por otra parte, cuando se llegue a las partes finales de la convocatoria se incluyen los datos de contacto, esto cuando el tema y objetivos sean aclarados en el documento.
La información de contacto sirve para que aquellos individuos que tengan dudas de la citación puedan aclararlas con un personal competente. Por último, para transmitir mayor confianza al público se colocan las firmas de los responsables.
Para que te hagas una mejor idea, un gran ejemplo de citación proviene de la Universidad Autónoma de Querétaro de México, que realiza una convocatoria anual donde aclara todos los datos importantes desde su página oficial. Con toda esta información, ya sabes qué es y para qué sirve una convocatoria, y los pasos para hacer una tú mismo.
